通過本節的學習，要求掌握啟動系統管理、注冊系統管理的方法、建立賬套的方法、增加操作員和設置操作員權限的方法。

一、概述

系統管理模塊的主要功能是對軟件的各個子系統進行統一的操作管理和數據維護，具體包括一下幾個方面功能：

1.賬套管理。賬套指的是一組相互關聯的數據。系統最多可以建立999套賬。賬套管理包括賬套的建立、修改、引入和輸出等。

2.年度賬管理。每個賬套中可以存放不同年度的會計數據。如北京啟明科技公司賬套中可以包括2007年年度賬、2007年年度賬和2009年年度賬。年度賬管理包括年度賬的建立、清空、引入、輸出和結轉上年數據等。

3.操作員及其權限管理。包括設定或說設置系統各模塊的操作員和對這些操作員的操作權限進行分配。體現的內部會計控制的原理，不相容的職務相分離，避免差錯和舞弊。

4. 系統管理流程。啟動系統管理→注冊系統管理→設置操作員→建立賬套→設置操作員權限

二、啟動和注冊系統管理

(一) 啟動系統管理

啟動系統管理可以單擊桌面上的“系統管理”圖標 ，也可以從“開始→所有程序→用友通→Tong2005→系統管理”命令啟動系統管理程序。

(二)注冊系統管理

1.系統允許以兩種身份進入系統管理：系統管理員(Admin)和賬套主管。

2.系統管理員(Admin)負責整個系統的總體控制和維護工作，可以管理該系統中所有的賬套。以系統管理員身份進入后，可以進行賬套的建立、引入和輸出，設置操作員和賬套主管，設置和修改操作員的密碼及其權限等。

3.賬套主管僅負責所負責賬套的維護工作。主要包括對所負責賬套進行修改、對賬套內年度賬進行管理以及該賬套操作權限的設置等。

【例題5-1】判斷題：系統管理員(Admin)不能對賬套進行修改，但可以建立賬套。( )

正確答案：√

解析：系統管理員負責整個系統的總體控制和維護工作，可以進行賬套的建立、引入和輸出，設置操作員和賬套主管，設置和修改操作員的密碼及其權限等。

【例題5-2】判斷題：系統管理員(Admin)可以設置和修改所有操作員的權限，賬套主管僅對所設置所負責賬套操作員權限。

正確答案：√

解析：系統管理員(Admin)進入系統管理后，可以設置和修改操作員的密碼及其權限;賬套主管僅對所負責賬套進行維護，設置該賬套操作員的操作權限。

【例題5-3】多選題：用友財務軟件允許以( )身份注冊進入系統管理。

A.Admin B.財務主管 C.賬套主管 D.財務總監

正確答案：AC

解析：系統允許以系統管理員(Admin)和賬套主管兩種身份進入系統管理。

【例題5-4】多選題：下列屬于系統管理員的操作權限是( )。

A.建立賬套 B.分配操作員權限 C.設置賬套主管 D.年度賬結轉

正確答案：ABC

解析：年度賬結轉屬于賬套主管的權限。

三、建立賬套

賬套管理包括賬套的建立、修改、引入和輸出等功能。賬套建立、賬套引入和輸出只能由系統管理員進行，而賬套的修改只能由賬套主管進行。

建立賬套，就是指使用財務軟件為本企業建立一套賬簿文件。首先應根據企業的具體情況設置基礎參數，然后軟件通過這些基礎參數自動建立一套賬。

首次使用系統時，應先進行賬套參數設置。主要是進行賬套參數設置包括核算單位名稱、所屬行業、啟用時間、科目編碼規則等基礎參數。

(一)設置賬套信息

1.賬套號：用來輸入新賬套的編號，賬套號為3位，唯一且必須輸入。如“666”

2.賬套名稱：用來輸入新建賬套的名稱，必須輸入。如“北京啟明科技公司”

3.賬套路徑：用來輸入新建賬套將要被放置的路徑。如“C:\Tong2005\Admin”

4.啟用會計期：新設置賬套被啟用的時間。

5.會計期間：會計期間是指確定會計月份的起始日期和結賬日期。

(二)設置單位信息

單位信息用于記錄本單位的基本信息。主要包括單位名稱、單位地址、法人代表、郵政編碼、電話、傳真、電子郵件和稅號等信息。如：單位名稱：北京啟明科技公司;單位簡稱：啟明科技。

(三)確定核算類型

用于記錄本單位的基本核算信息，包括：

1.本位幣代碼：用來輸入新建賬套所用的本位幣的代碼。如：RMB

2.本位幣名稱：用來輸入新建賬套所用的本位幣的名稱，必須輸入。如：人民幣

3.賬套主管：用來輸入新建賬套的主管姓名，必須選擇輸入。(參考前面設置操作員)

4.企業類型：系統提供了工業和商業兩種類型，必須選擇輸入。

5.行業性質：系統按照所選擇的行業性質預置科目，必須選擇輸入。

6.是否按行業預置科目：如果用戶希望預置所屬行業的標準一級科目，則選中該項。

(四)確定基礎信息

如果用戶的存貨、客戶、供應商相對較多，通常對它們進行分類核算。如果目前無法確定，則可以待啟動購銷存子系統時再進行設置。

客戶是否分類：否

供應商是否分類：否

存貨是否分類：否

有無外幣核算：有

(五)確定編碼方案

編碼方案是指設置編碼的級次方案，這里采用群碼方案，這是一種分段組合編碼，每一段有固定的位數。編碼規則是指分類編碼共分幾段，每段有幾位。一級至最底層的段數稱為級次，每級(或每段)的編碼位數稱為級長。編碼總級長為每級編碼級長之和。

(六)設置數據精度

數據精度指定義數據的小數位數。如果在總賬系統中需要進行數量核算，可以根據對數量、單價等核算精度的不同要求，定義數量核算的數量小數位數和單價小數位數。

(七)系統啟用

在建立賬套時，可選擇啟用的子系統。也可以在賬套建立完成以后，以賬套主管的身份進入系統管理，再根據需要啟用相應的子系統。

【例題5-6】判斷題：賬套號是區別不同賬套的唯一標識。( )

正確答案：√

解析：賬套號是用來輸入新建賬套的編號，賬套號為3位，賬套號唯一，且必須輸入。

【例題5-7】多選題：建立賬套時需設置的信息包括( )。

A.設置賬套信息 B.設置憑證類別 C.設置啟用日期 D.輸入期初余額

正確答案：AC

解析：BD選項在系統初始化時設置。

四、設置操作員權限

操作員權限設置功能是對已設置的操作員進行賦權。只有系統管理員和該賬套的主管有權進行權限設置。

1.操作員權限的設置包括增加、修改、刪除操作員的權限。

2.系統管理員可以指定某賬套的賬套主管，還可以對各個賬套的操作員進行權限設置

3.賬套主管只可以對所轄賬套的操作員進行權限指定。

4.一個賬套可以設定多個賬套主管。賬套主管自動擁有該賬套的所有權限。

5.系統管理員或賬套主管可以對非賬套主管的操作員已擁有的權限進行刪除，所設置的操作員權限一旦被引用，就不能修改或刪除。

【例題5-8】判斷題：賬套主管可以對所有賬套的操作員進行權限指定。( )

答案：×

解析：系統管理員可以指定某賬套的賬套主管，還可以對各個賬套的操作員進行權限設置。而賬套主管只可以對所管轄賬套的操作員進行權限指定。注意兩者的區別。

(四)設置供應商檔案

如果企業需要進行往來賬管理，必須將企業中供應商的詳細信息錄入供應商檔案。在采購管理等業務中，需要處理的供應商的檔案資料，應先在本功能中設定，平時如有變動要及時在此進行調整。

提示：必須先選擇末級分類，然后才能輸入客戶檔案。

(五)設置外幣及匯率

匯率管理是為外幣核算服務的。企業如有外幣業務，應進行外幣及匯率的設置。外幣及匯率的設置僅錄入固定匯率與浮動匯率的數值，并不決定在制單時究竟是使用固定匯率還是浮動匯率，制單時使用固定匯率還是浮動匯率是由帳簿初始化設置決定的。

(六)設置結算方式

為便于管理和提高銀行對賬的效率，軟件提供了設置銀行結算方式的功能，用來建立在經營活動中所涉及到的結算方式。

結算方式設置主要包括：結算方式編碼、結算方式名稱、票據管理標志等。票據管理標志是軟件為輔助出納對銀行結算票據而設置的功能，類似與手工系統中的支票登記簿的管理方式。

【例題5-9】判斷題：輸入客戶檔案時，不用選擇客戶分類，可直接輸入客戶檔案。( )

正確答案：×

解析：輸入客戶檔案時，必須先選擇末級分類，然后才能輸入客戶檔案。

【例題5-10】多選題：設置基礎檔案時，主要包括的項目有( )。

A.設置職員檔案 B.設置客戶檔案 C.設置供應商檔案 D.設置部門檔案

正確答案：ABCD

解析：此四項均是基礎檔案設置中比較重要的內容。

五、輸入期初余額

在初次使用賬務處理子系統時，應將經過整理的手工賬目的期初余額錄入計算機。若企業是在年初建賬，則輸入的期初余額就是年初余額。若企業是在年中建賬，則應輸入建賬月份的期初余額和年初到此時的借貸方累計發生額，系統會自動倒算出年初余額。例如，某企業2000年4月開始啟用總賬系統，那么，應將該企業2000年3月末各科目的期末余額及1-3月的累計發生額計算出來，準備作為啟用系統的期初數據錄入到賬務處理子系統中，系統將自動計算年初余額;若科目有輔助核算，還應整理各輔助項目的期初余額，以便在期初余額中錄入。

期初余額錄入是將手工會計資料錄入到計算機的過程之一。余額和累計發生額的錄入要從最末級科目開始，上級科目的余額和累計發生數據由系統自動計算。紅字余額應輸入負號。

期初余額的錄入分兩部分：總賬期初余額錄入、輔助核算科目期初余額錄入。

(一)總賬期初余額錄入

對于沒有設置輔助核算的科目可以直接錄入期初余額。

(二)輔助科目期初余額錄入

在錄入期初余額時，對于設置為輔助核算的科目，系統會自動地為其開設輔助賬頁。與此相對應，在輸入期初余額時，這類科目總賬的期初余額是由輔助賬的期初明細匯總而來地，也就是說不能直接輸入總賬期初數。

(三)試算平衡

期初余額錄入完畢后，應該試算平衡。期初余額試算不平衡，不能記賬，但可以填制憑證;如果已經記過賬，則不能再錄入、修改期初余額，也不能執行“結轉上年余額”功能。

【例題5-13】判斷題：輸入期初余額時，上級科目的余額和累計發生數據需要手工輸入。( )

正確答案：×

解析：輸入期初余額時，余額和累計發生額的錄入要從最末級科目開始，上級科目的余額和累計發生數據是由系統自動計算出來的，不需要手工輸入。

【例題5-14】多選題：下列關于期初余額的描述中，正確的有( )。

A.所有科目都必須輸入期初余額

B.紅字余額應輸入負號

C.期初余額試算不平衡，不能記賬，但可以填制憑證

D.如果已經記過賬，則還可修改期初余額。

正確答案：BC

解析：并不是所有的科目都輸入期初余額，對于損益類科目一般沒有期初余額。如果已經記過賬，則不能再錄入、修改期初余額，也不能執行“結轉上年余額”功能。

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（責任編輯：xy）

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