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(二)其他準備
1.入住工作計劃
建設單位和物業管理單位應在入住前一個月制訂入住工作計劃,由項目管理負責人審查批準,并報經上級主管部門核準。計劃中應明確:
(1)入住時間、地點;
(2)負責入住工作的人員及職責分工;
(3)入住過程中使用的文件和表格;
(4)入住手續辦理和程序;
(5)注意事項及其他情況。
2.入住儀式策劃
為了提高小區整體形象,有效加強與業主、物業使用人的溝通,通常由物業管理單位根據物業管理的特點及小區實際情況,組織舉行入住儀式。參加人員有業主、物業管理企業代表、建設單位代表以及其他有關人員。
3.環境準備
在完成對物業的竣工驗收和接管驗收之后,物業管理單位要對物業共用部位進行全面徹底的清潔,為業主、物業使用人入住做好準備。同時,要布置好環境,保持道路通暢。遇有二期工程施工或臨時施工情況,要進行必要隔離,防止安全事故發生。
4.其他準備事項
(1)準備及布置辦理人住手續的場地,如布置彩旗、標語,設立業主休息等待區等;
(2)準備及布置辦理相關業務的場地,如電信、郵政、有線電視、銀行等相關單位業務開展的安排;
(3)準備資料及預先填寫有關表格,為方便業主,縮短工作流程,應對表格資料預先作出必要處理,如預先填上姓名、房號和基本資料等;
(4)準備辦公用具,如復印機、電腦和文具等;
(5)制作標識牌、導視牌、流程圖,如交通導向標志、入住流程、有關文件明示等;
(6)針對入住過程中可能發生的緊急情況,如交通堵塞、矛盾糾紛等,制訂必要的緊急預案。2012年物業管理師考試時間
入住服務的管理
三、入住服務的管理
(一)入住流程與手續
1.入住流程
業主憑入住通知書、購房發票及身份證登記確認
↓
驗收房屋并填寫《業主入住房屋驗收單》,簽字確認
↓
提交辦理產權所需資料,簽訂委托協議,繳納相關費用
↓
簽署有關物業管理服務約定等文件
↓
繳納當期物業服務等有關費用
↓
領取《業主(住戶)手冊》等相關文件資料
↓
領取房屋鑰匙(入住過程完結)
2.入住手續
(1)持購房合同、入住通知書等進行業主登記確認;
(2)房屋驗收,填寫《業主入住房屋驗收表》,建設單位和業主核對無誤后簽章確認;
(3)產權代辦手續,提供辦理產權的相關資料,繳納辦理產權證所需費用,一般由建設單位承辦;
(4)建設單位開具證明,業主持此證明到物業管理單位繼續辦理物業入住手續;
(5)業主和物業管理單位簽署物業管理的相關文件,如物業管理收費協議、車位管理協議、裝修管理協議等;
(6)繳納入住當月物業管理及其他相關費用;
(7)領取提供給業主的相關文件資料,如《住宅質量保證書》、《住宅使用說明書》、《業主手冊》等;
(8)領取物業鑰匙。
業主入住手續辦理完結之后,物業管理公司應將相關資料歸檔。
(二)費用繳納
建設單位或物業管理單位根據收費標準向業主、用戶收取當期物業服務費及其他相關費用,并開具相應票據給業主、用戶。
(三)驗房及發放鑰匙
(1)建設單位或物業管理單位陪同業主一起驗收其名下的物業,登記水、電、氣表起始數,根據房屋驗收情況、購房合同雙方在《業主入住房屋驗收表》上簽字確認;
(2)向業主發放鑰匙并記錄;
(3)對于驗收不合格的部分,物業管理單位應協助業主敦促建設單位進行工程不合格整改、質量返修等工作。若發現重大質量問題,可暫不發放鑰匙。
(四)資料歸檔
業主物業驗收以及其他手續辦理完結之后,物業管理單位應及時將已辦理入住手續的房間號碼和業主姓名通知門衛,并及時將各項業主、用戶資料歸檔,妥善保管,不得將信息泄露給無關人員。
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