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物業管理檔案管理
齊全完整、檢索便捷的物業管理檔案系統,是物業管理的一項基礎性的工作,是做好物業管理服務工作的一個必要條件,也是物業管理企業的一項基本功。物業管理檔案管理包括物業管理檔案的概念、分類、收集整理和保管利用等內容。
物業管理檔案的概念與分類
一、檔案的定義
檔案是歷史的原始記錄。此定義包括兩層涵義:一是經過歸檔保存的原始記錄及其載體;二是該原始記錄的信息內容。如施工圖紙,在工程竣工驗收之前,它是正在使用的文件,既非原始記錄,也非檔案;在工程竣工驗收后,經過歸檔保存后的施工圖紙,以及所記載的設計內容就是該項目的歷史原始記錄,即檔案。
二、物業管理檔案的內容
物業管理檔案的內容包括物業權屬資料、技術資料和驗收文件,業主(或物業使用人)的權屬檔案資料、個人資料,物業運行記錄資料、物業維修記錄、物業服務記錄和物業管理公司行政管理以及物業管理相關合同資料等。
三、物業管理檔案的分類方法(了解)
物業管理檔案是直接記載物業及物業管理各個方面的歷史記錄。物業管理常用的檔案分類方法有以下幾種。2011年物業管理師考試合格標準
(一)年度分類法
年度分類法:根據形成和處理文件的年度,將全宗內檔案分成各個類別。
特點:按年度分類符合檔案按年度形成的特點和規律,能夠保持檔案在形成時間方面的聯系,可以反映出立檔單位每年工作的特點和逐年發展的變化情況,便于按年度查閱和利用檔案。
(二)組織機構分類法
組織機構分類法:按照立檔單位的內部組織機構,把全宗內的檔案分成各個類別。
特點:能保持全宗內文件在來源方面的聯系,客觀反映各組織機構工作活動的歷史面貌,便于按一定專業查閱檔案。
(三)事件分類法
事件分類法:按照全宗內檔案反映的事件進行分類,又稱為事由分類法或問題分類法。
特點:能較好地保持文件在內容方面的聯系,使內容相同或相近的文件集中在一起,既能較突出地反映立檔單位主要工作活動的面貌,又便于按專業系統全面地查閱利用檔案。
物業管理企業檔案的分類應根據企業自身的情況和檔案管理的要求,采用相應的分類方法。
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