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注冊物業管理師考試物業管理實務講義

二、物業入住期檔案的收集與整理

(一)物業入住期物業管理檔案收集的特點

物業入住期的物業管理檔案收集工作重點集中在物業業主(或物業使用人)，即未來的主要服務對象，檔案資料收集的范圍是業主檔案資料和相關檔案資料的收集。其主要特點是：

1．本階段的檔案資料收集來源于物業管理的服務對象--業主(或物業使用人)；

2．本階段的檔案資料收集范圍是物業業主(或物業使用人)的權屬檔案資料、個人資料等。因涉及業主(或物業使用人)的個人資料，其收集的范圍、使用范圍以及個人資料的管理等情況應向業主明確說明并加強管理，避免出現因業主(或物業使用人)個人資料泄漏導致的不必要的法律糾紛。

(二)物業入住期物業管理檔案收集的方式和程序

物業入住期的資料檔案收集與入住期物業管理工作密切相關，須同步進行。在組織接待業主(或物業使用人)入住期間，應同時組織好檔案資料收集所必需的準備工作：

1．設立檔案資料收集整理工作小組，由該工作小組專責進行檔案資料的收集和整理；

2．專責工作小組按照業主權屬資料、業主(或物業使用人)個人資料檔案分組，并確定各自檔案資料的收集范圍、相關表格和收集程序。

權屬資料一般包括房屋產權證、購房合同復印件等。

個人資料一般包括身份證和戶口本復印件、聯系方式等。2012年物業管理師考試時間

上述資料均應核對原件，并以核對原件后的復印件作為檔案資料保存。在檔案資料收集后，應及時整理并歸檔。

三、日常物業管理期檔案的收集與整理

(一)收集范圍

日常物業管理期檔案主要包括物業運行記錄檔案、物業維修記錄檔案、物業服務記錄檔案和物業管理公司行政管理檔案。

1．物業運行記錄檔案的收集范圍包括：建筑物運行記錄檔案和設施設備運行記錄檔案。

2．物業維修維護記錄檔案的收集范圍包括：建筑物維修維護記錄檔案和設施設備維修維護記錄檔案。

3．物業服務記錄檔案的收集范圍包括：小區及共用設施清潔服務記錄、小區安全巡視記錄、小區業主裝修管理服務記錄、小區增值服務記錄、會所服務記錄、社區活動記錄和服務與投訴管理記錄等。

(二)收集時間

日常物業管理期檔案的有關文件一旦實施完畢，應及時收集。一般可由相關業務部門收集立卷后，每月、每季或每年上半年向檔案室移交。具體的移交規定，可由企業根據自身情況來決定，除一些需跨年執行處理的文件或某些特殊載體的文件時間可延長外，一般不應超過1年時間。手續辦理完畢的文件，不能由承辦部門或個人保存，必須向檔案部門移交。

物業管理公司行政管理檔案由物業管理企業人事、行政等相關部門收集管理。在此不予贅說。

(三)檔案資料收集后的整理工作

在日常業務處理工作中，由行政部門或業務部門對于需要歸檔的文件進行不斷地收集集中與系統積累。在每個條款下積累起來的文件，為立卷歸檔打下了初步的基礎。當一年工作終了，必須在平時歸檔的基礎上，進一步系統整理與編目。整理工作根據企業情況的不同，可由業務部門在檔案移交前完成，也可移交后由檔案室統一完成。

已立卷的案卷，應對卷內文件進行調整。查看卷內文件是否已齊全、文件之間的關聯是否密切、文件的重要程度和保存價值是否基本一致、是否有重份的文件等，并對卷內文件進行必要的調整。

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