信息與檔案

鑒定要點與重點提示

一、鑒定要點

能夠分辨信息的種類，準確地收集信息;能夠使用歸檔工具，立卷歸檔。

二、重點提示

1.閱讀篩選信息資料的方法

(1)留意標題。

(2)剪裁、復印。

(3)摘記。

(4)標記說明。

2.分辨信息種類

(1)按信息源的性質劃分，信息可分為自然信息和社會信息。

(2)按信息的表現形式劃分，信息可分為語言信息、文字信息、聲像信息、計算機語言 信息和縮微信息。

(3)按信息內容所涉及的社會領域劃分，信息可分為政治信息、經濟信息、文化信息、 教育信息、軍事信息、科技信息、體育信息等。

(4)按信息來源方向劃分，信息可分為橫向信息和縱向信息。橫向信息來自平行單位， 縱向信息來自系統單位。

(5)按信息穩定狀態劃分，信息可分為靜態信息(如資源、統計資料)、動態信息(如 市場信息)。

(6)按信息在秘書工作中的作用劃分，信息可分為預測信息、動態信息、反饋信息。

3.收集信息的方法

(1)觀察法是收集、獲取信息的最基本方法，指人們直接用感官或借助其他工具認識客 觀事物，獲取信息。

(2)問卷法是由收集者向被收集對象提供問卷并請其對問卷中的問題作答而收集信息的 方法。

(3)閱讀法是通過閱讀書刊、雜志等，從中獲取信息。

(4)詢問法是指信息收集者通過提問請對方作答來獲取信息。

(5)網絡法：網絡主要指以因特網為核心的計算機通信網絡，它是以資源共享為目的， 使用統一的協議，通過數據通信信道將眾多計算機互聯而成的系統。網絡所提供的信息服務 有電子郵件服務、遠程登錄服務、文件傳送服務、信息查詢服務、信息研討和公布服務等。

(6)量表法是運用測量表來收集信息的方法。

(7)交換法就是將自己擁有的信息材料與其他單位的信息材料進行交換的方法。

4.信息的特征

客觀性、共享性、開發性、傳遞性、時效性、存儲性、可塑性、無限性。

5.秘書收集信息的范圍

6.秘書收集信息的渠道

7.立卷歸檔

(1)立卷歸檔文件范圍。

(2)確定歸檔時間。

(3)歸檔份數。

(4)履行歸檔手續。

8.檔案裝訂步驟

(1)整理歸檔文件。

(2)修整歸檔文件。

(3)裝訂歸檔文件。

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（責任編輯：中大編輯）

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