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第二節　商品流通企業管理信息系統

一、商品流通企業管理信息系統的概述

(一)系統和系統思想與系統的主要特點

1.系統

一般的定義是：系統是由若干個具有獨立功能的單元組成的，這些單元之間相互聯系、相互制約，共同完成系統的總目標。

2.系統思想

所謂系統思想，就是從系統的整體出發去研究系統中各單元及單元之間關系的思想，是研究系統、開發建設系統的基本指導思想。

3.系統的主要特點

(1)功能性

每個系統都是要完成一種特定的功能，因為系統是由各個子單元組成，因此，這一功能又是由子系統分解完成，最終由系統共同完成。

(2)整體性

系統是一個有機的整體，各個單元的功能通過互相協調，使系統整體功能最優化。另外，系統的整體性也體現在，任何一個系統都具有一定的系統邊界，只有在系統邊界范圍內才能討論系統功能。

(3)層次性

每個系統都是由若干個獨立單元組成的，這些獨立單元被稱為子系統，各個子系統又可以被劃分為若干個下屬子系統，如此不斷地由上至下逐層分解系統，使每個子系統的分目標服從于系統整體目標。子系統之間的聯系稱作“接口”。

(4)相對穩定性

系統一旦形成，那么它就會保持穩定的狀態，按照一定的生命周期在運動，但是這種穩定性是發展運動中的穩定性，是相對的。

(二)管理信息系統的概念

1.管理信息系統的定義

管理信息系統(management information system，MIS)，是一個由人和計算機等組成的能進行信息收集、傳遞、存儲、加工、維護和使用的系統。這一系統的核心是由計算機的軟件開發者與應用該系統的用戶共同開發的管理信息系統的應用軟件系統。該系統通過信息管理，對企業運行情況進行實時監測，并為企業管理提供依據;利用信息管理，控制企業行為，幫助企業實現規劃目標;利用歷史數據預測未來，從全局出發輔助企業決策。

2.管理信息系統的結構

(三)商品流通企業管理信息系統的概念和基本特征

1.定義

商品流通企業管理信息系統是指商品流通企業在經營過程中采用計算機、收款機、條形碼、網絡等技術手段對商業信息進行收集、傳遞、存儲、加工維護和使用的系統。它的核心是具有商業信息管理功能的應用軟件系統。

2.基本特征

從定義中，我們可以發現商品流通企業管理信息系統具有以下特征：

(1)人機系統

說到底，計算機只是工具，需要人的參與和控制。在商品流通企業管理信息系統中，商品流通企業的員工是此系統的主導者，只有做到人機協調才能發揮此系統的效能。

(2)綜合系統

商品流通企業管理信息系統具有多學科的特點，不僅涉及計算機領域，還包括系統科學、信息科學等多種學科。

(3)動態系統

商品流通企業管理信息系統從開發到應用，不是一勞永逸的，而是始終處于動態之中，必須不斷的根據內外部環境的變化，動態的進行調整。

(四)基本組成與結構

1.商品流通企業管理信息系統的基本組成

(1)人

包括顧客、員工、系統設計人員、各個層次的管理者和決策者等等。

應該強調的是，該系統的開發和應用主體都是商品流通企業，而具體的使用者是員工。因此，員工的素質是系統能否發揮正常功能的決定因素。

(2)硬件系統

包括計算機、收款機、條形碼讀取設備、網絡通訊設備、辦公自動化設備等硬件設備。主要是進行信息的輸入、存儲、計算加工、通訊傳輸、輸出。

(3)軟件系統

管理信息系統的應用軟件系統是核心。

2.商品流通企業管理信息系統的結構

商品流通企業管理信息系統的主體是企業員工，系統中的應用軟件系統是專為管理商業信息而開發的應用程序。

(五)信息管理結構

我們可以看到該圖利用兩維結構：縱向結構(管理層次所對應的信息層次)和橫向結構(職能分化)將信息管理分為3層：基層管理、中層管理和高層管理。

其中，基層管理負責管理操作層產生的信息，具有執行、控制職能

中層管理負責管理管理層產生的信息，具有計劃、控制、管理職能。

高層管理負責管理決策層信息，負責制定企業的發展戰略。

二、商品流通企業管理信息系統的功能

(一)數據處理功能

1.數據收集

2.數據準備

3.數據輸入

4.數據處理

5.數據輸出

(二)管理功能

輔助管理人員做好管理工作的功能。主要包括：

1.統計功能

生成各種報表，比如年銷售額、年增長率等等。

2.計劃功能

通過設定一定的約束條件，系統會根據已有信息給企業提供工作計劃，比如銷售計劃、采購計劃、物流計劃、財務計劃等。這些計劃產生后，計劃執行人員要先確認計劃的合理性，在計劃執行過程中遵守三點工作原則：一是嚴格執行計劃;二是計劃修改要慎重;三是修改計劃信息要回饋于系統。

3.控制功能

根據計劃、數據，對具體執行情況進行監督、檢查和校正等，比較執行與計劃的差異，分析差異及產生差異的原因，幫助管理人員及時加以控制，并將控制信息回饋于系統。

4.預測功能

根據已知數據和條件，應用現代數學方法，進行預測。

(三)輔助決策功能

輔助決策功能也屬于管理功能的范圍，但是由于在商品流通企業管理信息系統中，輔助決策功能主要是由“輔助決策子系統”完成的，所以功能相對比較獨立。

三、子系統

(一)銷售點實時管理系統

POS，Point of Sales，POS系統即銷售時點信息系統，是指通過自動讀取設備(如收銀機)在銷售商品時直接讀取商品銷售信息(如商品名、單價、銷售數量、銷售時間、銷售店鋪、購買顧客等)，并通過通訊網絡和計算機系統傳送至有關部門進行分析加工以提高經營效率的系統。POS系統最早應用于零售業，以后逐漸擴展至其他如金融、旅館等服務行業，利用POS系統的范圍也從企業內部擴展到整個供應鏈。

(二)電子數據交換系統(EDI)

(三)電子定貨系統

電子訂貨系統( Electronic ordering system, 縮寫 EOS )，是指通過對企業庫存、顧客需求調查、市場分析、企業內的銷售統計等多種因素進行分析后，制定訂貨策略和具體訂貨計劃，并將批發、零售商場所發生的訂貨數據輸入計算機，即通過計算機通信網絡連接的方式將資料傳送至總公司、批發商、商品供貨商或制造商處。

EOS在國際上使用非常廣泛，并且越來越受到商業界的青睞。

優勢在于：一是擴大采購資源;二是降低采購成本;三是與相關的貿易伙伴保持良好的信息溝通;四是控制合理庫存;五是把握最佳進貨時機。

(四)網絡加值系統

網絡加值系統，Value Network，VAN，簡單理解就是將批發商、零售商、制造商相關的商業信息，通過計算機網絡互相交換、共享的信息管理系統。它的優勢在于把相關參與者(除了批發商、零售商、制造商，還有銷售對象、金融機構、物流商等)的信息加以收集、存儲、加工，使之成為統一的信息資源，利用網絡系統，供參與者進行信息交流。

(五)決策支持系統

DSS，Decision Support System，顧名思義，就是為企業決策提供支撐的計算機系統。以管理科學、計算機科學、經濟數學、行為科學和控制論為基礎，以計算機技術、人工智能技術和信息技術為手段，為決策者提供決策所需要的數據、方法、信息和背景資料，幫助決策者明確目標，建立和修改模型，提供備選方案。

但是，要注意最終決策還是要決策者制定，決策支持系統只是起到輔助作用。

商品流通企業的決策支持系統是指在商品流通企業管理信息系統的基礎上，配合以歷史資料數據庫(也稱數據庫)、經濟數學模型(也成模型庫)、專家知識庫(也稱方法庫)等系統儲備，由企業管理決策者綜合各種信息資源，在決策支持系統的幫助下，制定企業決策的系統。

(六)其他子系統

四、商品流通企業管理信息系統的開發

(一)開發原則

1.務實原則

系統開發的目標要切實可行，要劃分系統邊界。系統要實現什么功能，做到什么程度。

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（責任編輯：中大編輯）

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