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咨詢方案報(bào)告

在咨詢工作中，書(shū)面交流能夠彌補(bǔ)口頭的不足。而在某些情況下，書(shū)面報(bào)告會(huì)成為主要的甚至惟一的交流渠道。報(bào)告除了歸納和傳遞信息、激勵(lì)客戶采取行動(dòng)之外，對(duì)客戶還具有其他重要的作用，報(bào)告的質(zhì)量和說(shuō)明在很大程度上決定著咨詢師在執(zhí)行咨詢?nèi)蝿?wù)過(guò)程中的影響，報(bào)告還影響咨詢師的總的信譽(yù)。當(dāng)咨詢師和客戶個(gè)人之間的交往受到限制時(shí)，報(bào)告的說(shuō)服力就成為報(bào)告至關(guān)重要的作用。

一份出色的咨詢報(bào)告應(yīng)達(dá)到以下三個(gè)基本標(biāo)準(zhǔn)：

第一， 要友好面對(duì)讀者，針對(duì)客戶的背景、需求和愛(ài)好，選擇報(bào)告的結(jié)構(gòu)、文體、術(shù)語(yǔ)、論點(diǎn)以及其他特點(diǎn)。最根本的問(wèn)題是：“什么樣的報(bào)告能最好地服務(wù)于客戶，并易于客戶閱讀并理解”，而不是“我們公司愿意出具什么樣的報(bào)告?”在極端的情況下，一份撰寫(xiě)得很不好的報(bào)告會(huì)使客戶心煩意亂，起到事與愿違的作用。當(dāng)然，在大多數(shù)情形下，客戶對(duì)報(bào)告并沒(méi)有什么特殊的偏好，主要由咨詢師替他們選擇。盡管如此，還是要征求他們的意見(jiàn)，直接和客戶討論報(bào)告是會(huì)有很大的幫助的。

第二， 報(bào)告應(yīng)便于撰寫(xiě)。便于撰寫(xiě)的文章才便于閱讀。況且，這樣做可以為客戶節(jié)省時(shí)間和費(fèi)用。因?yàn)榭蛻粢獮樽稍儙熥珜?xiě)報(bào)告所花費(fèi)的時(shí)間支付費(fèi)用，而且要花費(fèi)自己的時(shí)間來(lái)研究報(bào)告。

第三， 也是最重要的一點(diǎn)，每份報(bào)告的目的都是為了傳遞特定信息。在撰寫(xiě)報(bào)告前，需要明確這一信息(或目的)。這樣做有助于確定報(bào)告的結(jié)構(gòu)，選擇適當(dāng)?shù)奈捏w，并針對(duì)要向客戶傳遞的這一信息，組織作為論據(jù)的事實(shí)和信息。

作為自檢，可以通過(guò)以下問(wèn)題來(lái)檢查要撰寫(xiě)的報(bào)告的必要性和目的：為什么這份報(bào)告是必要的?它想表達(dá)什么內(nèi)容?如何達(dá)到這一目的?有沒(méi)有達(dá)到這一目的更好的方法?時(shí)機(jī)成熟了嗎?誰(shuí)會(huì)是這份報(bào)告的讀者?誰(shuí)會(huì)是這是報(bào)告的使用者?

原則上，除了直接證明結(jié)論或工作所產(chǎn)生的文件的信息外，咨詢報(bào)告不應(yīng)重復(fù)從客戶那里得到的或早為客戶熟知的信息及有關(guān)背景情況的有關(guān)信息。信息的精華在于新而有用。因此，報(bào)告的信息內(nèi)容應(yīng)包括：

1. 咨詢師首先發(fā)現(xiàn)的事實(shí);

2. 對(duì)已知事實(shí)重要性的新發(fā)現(xiàn);

3. 客戶存在問(wèn)題的解決方法，及方法的正確性;

4. 向客戶表明，他/她需要采取行動(dòng)的情況，以及其他可以引起客戶注意的任何情況。

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